Onthaal van nieuwe werknemers: wat moet u regelen?

5 min leestijd · Laurenz Vandewalle · Preventieadviseur niveau 2

Een nieuwe werknemer stelt u aansprakelijk van dag één. Wie niet tijdig de nodige stappen zet — van medische keuring tot veiligheidsonderricht — riskeert niet alleen een arbeidsongeval, maar ook een boete van de inspectie. De Codex Welzijn op het Werk legt heel precies vast wat u verplicht bent te doen vóór iemand aan de slag gaat.

✅ Snel antwoord

✓ Vóór de start moet u een veiligheidsonderricht geven — mondeling plus schriftelijk bewijs

✓ Werknemers in een veiligheidsfunctie moeten een medische keuring ondergaan vóór ze starten

✓ U bent verplicht een onthaalbrochure of intern document te voorzien met de basisregels van de onderneming

✓ Wie verantwoordelijk is voor het onthaal moet dat intern vastgelegd zijn in het arbeidsreglement of preventiebeleid

✓ Voor uitzendkrachten gelden dezelfde onthaalverplichtingen — de aansprakelijkheid ligt bij de gebruiker

Wat de wet verstaat onder ‘onthaal’

De Codex Welzijn op het Werk, Boek II, Titel 2, legt werkgevers op om elke nieuwe werknemer een onthaal te geven dat hen informeert over de risico’s van hun functie en de maatregelen om die te beheersen. Dat onthaal is geen vrijblijvende rondleiding: het is een wettelijke verplichting waaraan bewijsstukken hangen.

In de praktijk gaat het over drie zaken: een formeel veiligheidsonderricht (mondeling plus schriftelijk document), informatie over de specifieke risico’s van de werkpost, en de aanwijzing van een peter of meter die de nieuwe collega begeleidt. Die laatste verplichting geldt uitdrukkelijk voor jongeren onder de 21 en voor alle uitzendkrachten.

De onthaalbrochure: verplicht of aanbevolen?

Strikt genomen verplicht de Codex geen brochure in boekvorm, maar wél een schriftelijk document met de basisinformatie over veiligheid en gezondheid op de werkplek. In de praktijk is een onthaalbrochure de meest aangewezen manier om aan die verplichting te voldoen én om te bewijzen dat de werknemer de informatie heeft ontvangen.

Wat moet er minimaal in staan? De algemene preventieprincipes die van toepassing zijn in uw onderneming, de specifieke gevaren van de werkpost, de gedragsregels bij calamiteiten (brand, evacuatie, EHBO), de contactgegevens van de preventieadviseur en de vertrouwenspersoon, en de interne procedures voor het melden van incidenten.

Medische keuring: wie en wanneer?

Wie een veiligheidsfunctie, een functie met verhoogde waakzaamheid of een activiteit met een welbepaald risico zal uitoefenen, moet vóór de indiensttreding of bij de aanvang van de activiteit door de arbeidsarts worden onderzocht. Die keuring mag de werkgever niet zelf uitstellen of overslaan — het is een harde verplichting.

Voor andere functies is een voorafgaande medische keuring niet verplicht, tenzij de werknemer hier zelf om vraagt via een spontaan consult bij de arbeidsarts.

Uitzendkrachten: wie is verantwoordelijk?

Bij uitzendarbeid is de verdeling van verantwoordelijkheden een veelgemaakte struikelblok. De onthaalverplichting — veiligheidsonderricht, rondleiding, aanwijzing van een peter of meter — ligt volledig bij de gebruiker (uw onderneming). Het uitzendbureau staat in voor de administratieve formaliteiten, maar de veiligheid op de werkplek is uw verantwoordelijkheid.

Concreet voor uw praktijk: behandel een uitzendkracht op het vlak van onthaal identiek aan een vaste werknemer. Houd een document bij waaruit blijkt dat het onthaal heeft plaatsgevonden en door de uitzendkracht ondertekend is.

💡 Praktische tip

Laat elke nieuwe werknemer bij aanvang van de tewerkstelling een onthaalformulier ondertekenen waarop staat dat hij de onthaalbrochure heeft ontvangen en dat het veiligheidsonderricht heeft plaatsgevonden. Dat document bewaart u in het personeelsdossier. Bij een inspectie is dat uw eerste verdedigingslinie.