Psychosociale risico's op het werk: wat moet u als werkgever doen?

Het is breder dan u denkt

De regels rond psychosociale risico’s staan in de Codex Welzijn op het Werk, Boek I, Titel 3. De wet kijkt daarbij naar vijf bronnen: de arbeidsorganisatie, de arbeidsinhoud, de arbeidsvoorwaarden, de arbeidsomstandigheden en de interpersoonlijke relaties op het werk.

Met andere woorden: een slecht ontworpen ploegensysteem, chronische onderbezetting, onduidelijke verantwoordelijkheden of een giftige teamsfeer zijn evengoed psychosociale risico’s als een geval van pesterijen. Wie zijn aandacht beperkt tot grensoverschrijdend gedrag, mist het grootste deel van de verplichting en het grootste deel van het probleem.

Concreet voor uw praktijk: psychosociaal welzijn is geen apart eilandje voor de HR-afdeling. Het zit ingebakken in hoe u uw werk organiseert. Dat maakt het lastiger, maar ook waardevoller om aan te pakken, want het raakt rechtstreeks aan verzuim en verloop.

Preventie eerst, niet pas bij een klacht

Dit is het kantelpunt dat veel ondernemingen verkeerd begrijpen. De Codex vraagt geen reactief systeem dat in werking treedt zodra iemand een klacht indient. Ze vraagt een préventief beleid.

Dat beleid bestaat uit twee verplichte stappen. Eerst een risicoanalyse

En het stopt niet bij eenmalig invullen. U evalueert uw preventiemaatregelen minstens één keer per jaar, en u herbekijkt ze telkens er iets verandert dat de blootstelling van uw mensen kan beïnvloeden, zoals een reorganisatie of een fusie.

De specifieke risicoanalyse

Naast de algemene analyse bestaat er een specifieke risicoanalyse

Dat is geen vrijblijvend verzoek. Komt zo’n vraag binnen, dan moet u de analyse uitvoeren, met medewerking van de werknemers. Negeert u ze, dan staat u zwak bij een controle of een latere betwisting.

Werkt u met klanten, patiënten of publiek?

Komen uw werknemers bij hun werk in contact met derden (klanten, patiënten, bezoekers, reizigers), dan houdt u daar bij uw analyse expliciet rekening mee. Daarvoor bestaat het register van feiten van derden, waarin werknemers gewelddadige of grensoverschrijdende feiten door buitenstaanders kunnen laten optekenen.

Dat register wordt bijgehouden door de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur psychosociale aspecten, en u bewaart de verklaringen vijf jaar. Voor wie werkt in zorg, retail, openbaar vervoer of dienstverlening aan een loket, is dit geen formaliteit maar een sleutelinstrument.

De interne procedure: het recht van uw werknemer

Elke werknemer die meent psychische schade te ondervinden door het werk, moet terechtkunnen bij een vertrouwenspersoon of de preventieadviseur psychosociale aspecten. Dat is de interne procedure, en ze biedt twee wegen.

De informele weg draait om gesprekken, advies, een interventie bij bijvoorbeeld een leidinggevende, of een verzoening tussen de betrokkenen. Discreet en oplossingsgericht.

De formele weg houdt in dat de werknemer u schriftelijk vraagt om maatregelen te nemen, op basis van een analyse en een advies van de preventieadviseur psychosociale aspecten. Dit is de zwaardere procedure, met meer waarborgen voor de werknemer.

Praktisch belangrijk: de werknemer wordt uiterlijk tien kalenderdagen na het eerste contact gehoord. De tijd die hij besteedt aan de raadpleging geldt als arbeidstijd, en de verplaatsingskosten zijn voor uw rekening. Reken daar dus op.

Vertrouwenspersoon en preventieadviseur psychosociale aspecten

Twee verschillende rollen, vaak verward. De preventieadviseur psychosociale aspecten is de specialist, meestal bij uw externe dienst, die de formele interventies behandelt en adviseert. De vertrouwenspersoon is een interne, laagdrempelige eerste opvang die u zelf aanduidt.

Sinds 1 december 2023 is een vertrouwenspersoon verplicht zodra u 50 of meer werknemers tewerkstelt, en in dat geval moet minstens één vertrouwenspersoon deel uitmaken van uw eigen personeel. Onder de 50 werknemers blijft het een keuze, tenzij de vakbondsafvaardiging of, bij afwezigheid daarvan, alle werknemers er unaniem om verzoeken. Maar ook waar het niet verplicht is, loont een vertrouwenspersoon: hij verlaagt de drempel, vangt problemen vroeg op en houdt zaken intern voor ze escaleren.

Wat dit u oplevert als u het goed doet

Een correct psychosociaal beleid is geen papieren verplichting. Het is een directe hefboom op uw twee duurste personeelsproblemen: langdurig verzuim en ongewenst verloop. Burn-out en conflicten kosten u maanden productiviteit en vervangingskosten. Wie de bronnen vroeg aanpakt via een eerlijke risicoanalyse

Vijf tips voor uw psychosociaal beleid

Kijk verder dan pesten. Neem stress, werkdruk, ploegenroosters en rolonduidelijkheid expliciet mee in uw risicoanalyse

Maak het preventief, niet reactief. Wacht niet op een klacht. Een jaarlijkse evaluatie van uw maatregelen is verplicht, gebruik ze ook echt.

Behandel een verzoek tot specifieke analyse serieus. Komt het van de hiërarchische lijn of een derde van het Comité, dan is het geen optie maar een plicht.

Onderschat het register van feiten van derden niet. Werkt u met publiek of klanten, dan is dit uw vroegwaarschuwingssysteem.

Communiceer wie de vertrouwenspersoon is. Een procedure die niemand kent, bestaat in de praktijk niet.

Wettelijke basis: Codex Welzijn op het Werk, Boek I, Titel 3 (Preventie van psychosociale risico’s op het werk), in het bijzonder de artikelen I.3-1 tot I.3-13.

Verwante artikels:
Onthaal van nieuwe werknemers: wat moet u regelen?
Hoeveel EHBO-ers zijn verplicht in uw bedrijf?
Re-integratie van langdurig zieke werknemers: hoe verloopt het traject?